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DER 13. JUNI 2018 

Datenschutzerklärung 

Die Unternehmensgruppe International SOS unterhält Niederlassungen in mehr als 70 Ländern. Wir tragen dafür Sorge, dass alle unsere Gesellschaften die gesetzlichen und industriellen Standards für den Datenschutz erfüllen oder sie sogar übertreffen, um sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten grenzüberschreitend geschützt sind, während wir Sie weltweit unterstützen.

Mit dieser Datenschutzerklärung verpflichten wir uns zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Wir legen außerdem dar, welche Daten wir von Ihnen erheben und warum wir sie erheben, wie wir sie nutzen und schützen. Wir erklären, welche Wahl Sie hinsichtlich der Nutzung Ihrer Daten haben, wie Sie auf Ihre persönlichen Daten zugreifen und sie gegebenenfalls ändern oder uns bitten können, sie zu löschen.

Unser Versprechen an Sie:

  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten benötigen, geben wir immer den Zweck an; wir werden Ihre Daten niemals für einen anderen Zweck ohne Ihre vorherige Einwilligung nutzen.
  • Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies für die Erbringung unserer Serviceleistungen an Sie nötig ist.
  • Auf Ihre personenbezogenen Daten haben lediglich autorisierte Mitarbeiter Zugriff.
  • Sie können die Überprüfung oder Aktualisierung Ihrer von uns gespeicherten persönlichen Daten veranlassen.
  • Mit Dritten teilen wir Daten nur für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke, aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung.
  • Wir wählen unsere Partner und externen Dienstleister sorgfältig aus und verpflichten sie vertraglich zur Einhaltung derselben Datenschutz- und Datensicherheitsstandards, denen auch wir uns verpflichtet fühlen.
  • Wir überwachen aktiv externe Bedrohungen und handeln schnell und transparent, um Ihre Privatsphäre zu schützen.
  • Wir wissen, dass die Technologie sich ständig weiterentwickelt und überprüfen und verbessern dementsprechend regelmäßig die von uns eingesetzten Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unerlaubtem Zugriff und unbeabsichtigtem Verlust oder Offenlegung. 


Arten personenbezogener Daten

„Personal Identifiable Information (PII)“  oder personenbezogene Daten  sind Informationen, die allein oder in Kombination mit anderen Daten genutzt werden können, um eine Einzelperson zu identifizieren, kontaktieren oder lokalisieren oder um ein Individuum oder eine natürliche Person  im Kontext zu identifizieren. Zu den persönlichen Informationen gehören keine anonymisierten oder statistischen Daten, die für sich genommen keine Identifizierung Ihrer Person als Einzelperson ermöglichen.
Mitunter ist es notwendig, sensible Daten zu erheben, die besonderen Kategorien angehören ; zum Beispiel Angaben zum aktuellen Gesundheitszustand oder zur Anamnese, sexuellen Orientierung oder Religion einer Person.

Wie wir Ihre persönlichen Daten erheben und nutzen

Damit wir unsere Dienstleistungen erbringen können, müssen wir in der Regel über die Personen, die unsere Dienstleistungen nutzen, einige persönliche Daten erfassen. 
Wir erheben Informationen über Sie, wenn Sie Dienstleistungen oder Produkte von International SOS kaufen oder in Anspruch nehmen. 
Möglicherweise beziehen wir diese Informationen nicht von Ihnen direkt, sondern aus anderen Quellen, z.B. von Ihrem Arbeitgeber oder Ihren Angehörigen, Ihrer Versicherungsgesellschaft, anderen Assistance-Gesellschaften, von Finanzinstituten, medizinischen Dienstleistern oder Reiseagenturen. 

Reisesicherheit (TravelTracker)

Wenn Sie unsere TravelTracker App nutzen, werden darüber einige personenbezogene Daten und Reisedaten gesammelt. Dazu gehören die Email-Adresse des App-fähigen Gerätes und Ihre Firma oder Ihre persönliche International SOS-Mitgliedsnummer. Die App sammelt außerdem regelmäßig Nutzungsdaten. 

Diese Funktion ist ein integraler Bestandteil der App, da wir wissen müssen, wo Sie sich aufhalten, um für Ihre Sicherheit sorgen zu können. Die App nennt im Notfall vor Ort verfügbare Ansprechpartner, liefert auf Ihren Standort bezogene medizinische Warnungen und Sicherheitswarnungen und überwacht außerdem Ihren Standort, so dass wir Sie in Situationen unterstützen können, die für Sie möglicherweise gefährlich sind. Standortüberwachung ist eine Option, die Sie jederzeit deaktivieren können.

Medizinische Hilfe und Sicherheitsunterstützung

 Ihre Telefongespräche mit Mitarbeitern unserer Assistance Center werden im Allgemeinen aufgezeichnet. Dies geschieht zu Trainings- und Qualitätssicherungszwecken. Wenn Sie keine Aufzeichnung wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit; wir rufen Sie dann auf einer aufzeichnungsfreien Leitung zurück.

Um Sie unterstützen zu können, müssen wir üblicherweise einige persönliche Daten von Ihnen erfragen: Name, Kontaktinformationen, das Unternehmen, für das Sie tätig sind; diese Angaben werden von unserem Verwaltungssystem erfasst. Die Angaben sind erforderlich, um Sie zu identifizieren und Ihnen zu antworten und ggf. unsere Interaktion aufzuzeichnen. Wir sammeln nur so viele personenbezogene Daten, wie erforderlich sind, um die von Ihnen erbetene Serviceleistung sicher und effizient zu erbringen. Bei einigen Informationen kann es sich um sensible Informationen handeln, wie z.B. medizinische Daten, die benötigt werden, um Sie an einen geeigneten Gesundheitsdienstleister verweisen zu können.

Wenn unsere Mitarbeiter Sie um Ihre Zustimmung bitten, dass Ihre personenbezogenen oder medizinischen Daten an Ihren Versicherer weitergegeben werden, geschieht dies zum Zweck der Übernahme einer Zahlungsgarantie, damit Sie keine medizinischen Kosten zu tragen haben. Mit Ihrer Zustimmung können wir bei Ihrem Versicherer einen Anspruch geltend machen.

Wenn unsere Mitarbeiter Sie um Ihre Zustimmung bitten, dass Ihre personenbezogenen oder  medizinischen Daten an Ihren Arbeitgeber weitergegeben werden, geschieht dies , weil wir von Ihrem Arbeitgeber um Meldung aller Fälle, in denen wir Unterstützung leisten, gebeten wurden, damit er seiner Fürsorgepflicht nachkommen und Unterstützung anbieten kann, wo es nötig ist. Er kann von uns außerdem verlangen, vor Übernahme Ihrer medinischen Kosten sein Einverständnis einzuholen. Sie können uns Ihre Zustimmung zur Weitergabe Ihrer persönlichen, medizinischen oder beider Datenarten verweigern. Wo wir die Zustimmung Ihres Arbeitgebers benötigen, bevor wir für Sie finanzielle Maßnahmen ergreifen, benötigen wir auch Ihre Einwilligung, dass wir mit ihm in Kontakt treten dürfen, um Sie unterstützen zu können.

Medizinische Leistungen (Kliniken)

 Wenn Sie für eine Beratung, medizinische Behandlung oder arbeitsmedizinische Beurteilung eine unserer Kliniken aufsuchen, fließen in die von der Klinik über Sie geführte Akte persönliche und vertrauliche Daten ein, die es unserem medizinischen Personal ermöglichen, Sie angemessen zu beraten und zu behandeln. Wir bewahren medizinische Unterlagen unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften auf.

Training und E-Learning

International SOS bietet Trainingsleistungen an, in deren Rahmen wir personenbezogene Daten erheben, um für die Teilnehmer Anwesenheitsnachweise bzw. Teilnahmebescheinigungen und Abschlusszertifikate ausstellen zu können.

Concierge-Dienstleistungen 

Wir erheben Ihre persönlichen Daten sowie Ihre Kreditkartendaten (Kreditkartenunternehmen, Kartennummer, Ablaufdatum), damit wir für Sie Leistungen erbringen und die Zahlung vornehmen können. Alle Zahlungsinformationen werden von uns gemäß dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) verarbeitet.

Arbeitsmedizinische Beurteilung (MedFit)

Ihr Arbeitgeber teilt uns Ihren Namen und Ihre Email-Adresse mit. Im Laufe unserer Leistungserbringung sammeln wir außerdem die entsprechenden Unterlagen, die wir von Ihnen und der zuständigen Klinik erhalten. Bei Vertragsende gibt International SOS die Unterlagen gemäß den von Ihrem Arbeitgeber erteilten Anweisungen zurück.

Internationale SOS-Website

Cookies and Tracking

International SOS Assistance und seine Partner setzen Cookies und ähnliche Technologien ein, um Trends zu analysieren, die Website zu betreiben, mit der Website zusammenhängende Nutzerbewegungen zu verfolgen und demografische Daten zu unserer Nutzerbasis insgesamt zu erfassen. Sie können die Verwendung von Cookies in Ihrem Browser kontrollieren; wenn Sie die Cookies vollständig deaktivieren, werden Sie bestimmte Eigenschaften oder Funktionen unserer Website oder Services unter Umständen nur noch eingeschränkt nutzen können.

Einige unserer Dienstleister (z.B. die Dienstleister von International SOS, die unsere Zufriedenheitsumfragen durchführen) verwenden Cookies auf der Website von International SOS. Wir haben keinen Zugriff auf und auch keine Kontrolle über diese Cookies. Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Verwendung von Cookies auf der Website von International SOS und nicht für die Verwendung von Cookies durch andere. 

Links zu anderen Websites

Diese Website kann Links zu externen Websites enthalten, die zu Ihrem Nutzen bereitgestellt werden und für deren Inhalt International SOS nicht verantwortlich ist. Die externen Websites können ihre eigenen Datenschutzrichtlinien haben, die wir nicht kontrollieren und für die diese Datenschutzerklärung bzw. die Datenschutzbestimmungen von International SOS deshalb nicht gelten. 

Daten- und Jugendschutz
Weder über die Online-Dienste noch auf der Website von International SOS sammeln wir bewusst Daten von Minderjährigen unter 18 Jahren.

Dauer der Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie dies erforderlich ist und wir dafür rechtmäßige Gründe haben. Sobald Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie gemäß einer vorherigen vertraglichen Vereinbarung oder Ihrer eigenen Präferenz entsprechend sicher vernichtet oder übertragen. 
Unsere Richtlinien zur Datenspeicherung sind auf https://www.internationalsos.com/privacy veröffentlicht. 

Weitergabe Ihrer persönlichen Daten

Wir verkaufen Ihre persönlichen Daten unter keinen Umständen, und solche Verkäufe sind nicht Bestandteil unseres Geschäftsmodells. 
Ihre persönlichen Daten können an andere Gesellschaften innerhalb der International SOS Gruppe oder an Dritte, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen für Sie unterstützen, übertragen werden. Diese Unternehmen können Ihren Sitz im Ausland haben.

In Fällen, in denen wir sensible personenbezogene Informationen (z.B. medizinische Daten) weitergeben müssen, holen wir zunächst Ihre Zustimmung ein. 
Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten nur dann mit Dritten, wenn eine der folgenden Bedingungen oder Gründe vorliegt:

Sie haben Ihre ausdrückliche Zustimmung erteilt
Wir holen Ihre ausdrückliche Zustimmung ein, bevor wir Ihre sensiblen personenbezogenen Daten weitergeben. Sie erhalten von uns eindeutige Erläuterungen, damit Sie eine sachkundige Entscheidung treffen können. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit zurückziehen. 

Externe Datenverarbeitung
Wir übermitteln personenbezogene Daten anderen Gesellschaften innerhalb der International SOS Gruppe  oder anderen vertrauenswürdigen Unternehmen oder Personen  zur Verarbeitung für uns gemäß unserer Anweisungen und im Einklang mit den Datenschutzgesetzen, unseren internen Datenschutzvorschriften und zusätzlichen Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen. Wenn Sie eine Liste unserer externen Datenverarbeiter benötigen, wenden Sie sich bitte an dpo.europe@internationalsos.com

Rechtliche Gründe
Wir übermitteln möglicherweise Ihre persönlichen Daten Regierungsstellen, staatlichen Einrichtungen und Institutionen, jedoch NUR bei Bedarf oder sofern dies nach einschlägiger Gesetzgebung  notwendig bzw. zulässig ist.

Um Ihre Versicherungsleistungen oder Arbeitgeberleistungen zu prüfen
Gegebenenfalls kann es erforderlich sein, dass wir Dritte, z.B. Ihren Versicherer oder Arbeitgeber, informieren um zu prüfen, welche Leistungen Sie erhalten, bevor wir Ihre medizinischen Kosten übernehmen. In allen Fällen, in denen wir Dritten Ihre sensiblen Daten mitteilen, oder wir Dritten Daten für andere als die Ihnen bereits bekannten Zwecke mitteilen müssen, werden wir Sie jeweils um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten. 

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung

Sie können den Zugriff auf Ihre von International SOS erhobenen personenbezogenen Daten, und deren Korrektur oder Löschung über das elektronische Antragsformular https://app.whispli.com/InternationalSOS-Data-Subject-Rights-Request beantragen. Wenn Sie ein Benutzerkonto haben, können Sie Ihre Daten über unsere Website verwalten. Sie können sich auch an das Assistance Center, die Klinik, den medizinischen Dienstleister oder den Mitarbeiter wenden, mit dem Sie bereits in Kontakt stehen. Alternativ können Sie uns unter Nutzung des Kontakt-Links auf unserer Website schreiben.

Wenn Sie International SOS nicht über einen der genannten Kanäle kontaktieren möchten, können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragten wenden, die mit den rechtlichen Gegebenheiten des Landes, in dem Sie unsere Produkte oder Dienstleistungen erhalten, vertraut sind. Sie können unsere Datenschutzbeauftragten unter dpo@internationalsos.com erreichen.

Wenn Sie einen solchen Antrag stellen, 

(a) werden Sie gebeten, International SOS Einzelheiten zu den betreffenden Daten sowie die Gründe zu nennen, aus denen diese Daten zu berichtigen sind; 
(b) werden Sie um einen Identitätsnachweis gebeten; 
(c) werden wir uns ggf. mit Ihrem Arbeitgeber oder den in Ihrem Unternehmen autorisierten Mitarbeitern zwecks Bestätigung in Verbindung setzen.
Wir werden uns bemühen, Ihren Antrag so bald wie möglich, jedoch spätestens innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen ab dem Datum zu bearbeiten, an dem Ihr Antrag eingegangen und verstanden worden ist.

Wenn International SOS zur Vernichtung personenbezogener Daten aufgefordert wird, werden wir sicherstellen, dass deren Wiederherstellung verhindert wird, und in angemessener Weise dafür Sorge tragen, dass es bei der Datenvernichtung zu keiner unberechtigten Offenlegung kommt. Zu diesem Zweck werden wir eine Aufzeichnung aller diesbezüglichen Anträge und der zur Person zumindest benötigten Informationen behalten.

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

  •  Wir sind konzernweit nach der unabhängigen internationalen Informationssicherheitsnorm ISO 27001 zertifizert (https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html)
  • Wir investieren in branchenübliche Verschlüsselungstechnologie und geben regelmäßige Penetrationstests und ständige Bedrohungsüberwachungen in Auftrag.
  • Wir überprüfen sorgfältig und routinemäßig die Informationssicherheits-Managementsysteme aller unserer externen IT-Anbieter.
  • Die Zertifizierung unserer verbindlichen internen Datenschutzvorschriften  durch die französische Datenschutzbehörde bedeutet, dass Sie sicher sein können, dass Ihre Daten auch dann geschützt sind, wenn wir sie an andere Gesellschaften innerhalb der International SOS Gruppe weitergeben müssen.
  • Unsere Datenschutzbeauftragten beobachten die Entwicklungen im Bereich der Datenschutzbestimmungen auf globaler Ebene, um sicherzustellen, dass wir die gesetzlichen Vorgaben stets erfüllen.
  • Wir haben interne Vorschriften  erlassen, um unangemessenen oder unberechtigten Zugriff auf oder die Offenlegung oder den unbeabsichtigten Verlust personenbezogener Daten zu verhindern. Außerdem erhalten alle Mitarbeiter regelmäßig Training zum Thema Datenschutz.
  • Um personenbezogene Daten vor Mißbrauch, Änderung, versehentlichem Verlust oder Löschung zu schützen, haben wir physische Sicherheitsmaßnahmen  implementiert. 

Beilegung von Streitigkeiten mit International SOS

Sie können alle Anfragen, Bedenken oder Beschwerden, die mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zusammenhängen, an unseren Datenschutzbeauftragten unter dpo@internationalsos.com richten.

Wir versprechen, allen Bedenken und Beschwerden schnellstmöglich nachzugehen. Wir bestätigen Ihnen innerhalb einer Woche den Eingang Ihrer Anfrage und teilen Ihnen gleichzeitig die voraussichtliche ungefähre Bearbeitungsdauer mit. Wenn zu erwarten ist, dass wir wahrscheinlich mehr als zwei Wochen für die Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen werden, werden wir Sie regelmäßig über den Fortgang auf dem Laufenden halten.

Wenn Sie Serviceleistungen von International SOS über Ihren Arbeitgeber, den Arbeitgeber eines Angehörigen, einen Verband oder ein Institut oder eine Versicherung oder ein Finanzdienstleistungsprogramm erhalten und Ihre personenbezogenen Daten infolge von Handlungen oder Unterlassungen solcher Dritter unsachgemäß behandelt werden, schließen wir jede Haftung für die Beilegung eventueller diesbezüglicher Streitigkeiten aus. In solchen Fällen verweisen wir Sie an die zuständige Kontaktstelle.

Sie sind jederzeit berechtigt, sich mit Ihrem Anliegen an eine Datenschutzbehörde zu wenden oder Ihren Fall vor ein Gericht zu bringen.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Wir überprüfen diese Erklärung regelmäßig und aktualisieren sie gelegentlich um sicherzustellen, dass sie weiterhin im Einklang mit den geltenden Vorschriften und unseren Informationssicherheits- und Datenschutzregelungen steht. Über diese Änderungen informieren wir Sie in der Regel vorab auf unserer Website www.internationalsos.com. Diese Datenschutzerklärung soll keine Grundlage für vertragliche oder andere gesetzliche Rechte sein; ihr Zweck ist es, zu erklären, wie Ihre persönlichen Daten verarbeitet werden, damit Serviceleistungen von International SOS erbracht werden können, und wie Sie Ihre im Rahmen der Datenschutzbestimmungen bestehenden Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten geltend machen können.

 
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