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13 JUIN 2018 

DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Les entreprises du Groupe International SOS comprennent des sociétés dans plus de 70 pays. Nous nous assurons que toutes ces entreprises respectent ou honorent les normes légales et sectorielles en matière de protection des données afin de garantir la protection de vos informations personnelles y compris à l’étranger, tout en vous assistant dans le monde entier.

Dans cette déclaration de confidentialité, nous nous engageons à protéger votre vie privée. Nous décrivons également les informations que nous recueillons vous concernant et les raisons pour lesquelles nous les collectons, comment nous utilisons et protégeons ces informations. Nous expliquons quels choix s’offrent à vous, y compris comment accéder et mettre à jour vos informations ou pour toute requête de suppression de ces informations.

Ce que nous vous garantissons : 

  • Lorsque nous avons besoin de vos informations personnelles, nous en expliquons toujours le but et nous n'utiliserons pas vos informations à d'autres fins sans votre accord préalable.
  • Nous ne conservons pas vos informations personnelles plus longtemps que nécessaire dans le cadre de l'offre de nos services.
  • Vos données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.
  • Vous pouvez exiger de réviser ou mettre à jour les informations personnelles que nous détenons vous concernant.
  • Nous partageons uniquement des informations avec des tiers à des fins spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité, pour des raisons exigées par la loi ou avec votre consentement préalable explicite.
  • Nous sélectionnons soigneusement nos partenaires et fournisseurs de services et mettons en œuvre des clauses contractuelles les obligeant à respecter les mêmes normes de protection des données et de confidentialité que celles que nous respectons nous-mêmes.
  • Nous surveillons activement les menaces externes et agissons rapidement et de manière transparente pour protéger votre vie privée.
  • Nous comprenons que le domaine de la technologie se développe rapidement, et surveillons et améliorons constamment les mesures que nous avons mises en œuvre pour protéger vos informations contre un accès non autorisé, une perte ou la divulgation accidentelle de celles-ci. 

Types de données personnelles

Les Informations personnelles identifiables (PII) ou données personnelles sont des informations qui peuvent être utilisées seules ou en combinaison avec d'autres informations, pour identifier, contacter ou localiser une seule personne, ou pour identifier un individu ou une personne physique dans son contexte. Les données personnelles ne comprennent pas les données anonymisées ou statistiques qui, en elles-mêmes, ne permettent pas de vous identifier en tant qu'individu. Les informations sensibles ou les Données Personnelles de Catégorie Spéciale que nous pouvons recueillir comprennent des informations sur les antécédents médicaux actuels ou précédents, l'orientation sexuelle ou la religion d'un individu.

Comment collectons-nous et utilisons-nous vos données personnelles?

Afin de fournir nos services, nous avons généralement besoin de recueillir des renseignements personnels sur ceux que nous assistons. 
Nous recueillons des informations vous concernant lorsque vous achetez, utilisez ou bénéficiez des services ou produits d'International SOS. 
Il se peut que nous ne recevions pas toujours vos renseignements personnels directement, mais via d'autres sources, telles que votre employeur ou vos proches, votre société d'assurance, d'autres sociétés d'assistance, des institutions financières, des fournisseurs de services médicaux ou des agences de voyages. 

Sécurité en voyage (TravelTracker)

Si vous utilisez notre application TravelTracker, elle recueillera des données personnelles et des informations de voyage. Cela inclut l'adresse e-mail de l'appareil compatible avec l'application, votre organisation ou votre numéro de membre International SOS. L'application collecte également périodiquement les données d'utilisation. 

Cette information fait partie intégrante du fonctionnement de l'application, car nous devons savoir où vous vous situez pour vous protéger. L'application fournira des coordonnées de contact d'urgence locales, des alertes médicales et de sécurité personnalisées liées à votre emplacement ainsi que le suivi de vos déplacements afin que nous puissions vous aider dans les situations où vous pourriez être potentiellement en danger. Le suivi de localisation est une fonctionnalité intentionnelle et vous pouvez la désactiver à tout moment.


Assistance médicale et sécurité

Lorsque vous contactez un de nos centres d'assistance, l'appel est généralement enregistré. Nous faisons cela afin d'améliorer la formation de nos employés et la qualité du service. Si vous ne souhaitez pas être enregistré, veuillez nous en informer et nous vous rappellerons alors sur une ligne non enregistrée.

Afin de vous aider, nous aurons généralement besoin de vous demander des informations personnelles, telles que votre nom, vos coordonnées et l'entreprise pour laquelle vous travaillez, et cela sera enregistré dans notre système de gestion des dossiers. Ces informations sont nécessaires afin de vous identifier et vous répondre et, le cas échéant, conserver une trace de notre entretien. Nous recueillons autant de renseignements personnels que nécessaire dans le seul but de fournir le service que vous exigez de manière sécurisée et efficace. Certains de ces éléments peuvent constituer des données sensibles telles que les informations médicales requises pour vous référer à un fournisseur de soins de santé approprié.

Si nos coordinateurs vous demandent la permission de partager vos données personnelles et vos informations médicales avec votre assureur, ce sera pour leur permettre de mettre en place une garantie de paiement, de sorte qu'il ne vous sera pas demandé de payer vos frais médicaux. Votre consentement nous permettra de soumettre une demande à votre assureur.

Si nos coordinateurs vous demandent la permission de partager des données personnelles ou médicales avec votre employeur, c'est parce que votre employeur nous a demandé de les mettre à jour chaque fois que nous procédons à une assistance afin qu'ils puissent remplir leur devoir de diligence. Ils peuvent également nous demander d'obtenir leur approbation avant de payer vos frais médicaux. Vous pouvez refuser de nous donner votre consentement vis-à-vis du partage de vos informations personnelles, de vos informations médicales ou bien les deux. Lorsque votre employeur nous demandera d'obtenir son approbation avant de prendre des dispositions financières en votre nom, nous pourrions ne pas être en mesure de vous aider si nous n'avons pas votre consentement pour les contacter.

Services médicaux (cliniques)

Si vous vous rendez dans une de nos cliniques, par exemple pour une consultation, un traitement médical ou une évaluation de santé au travail, des données personnelles et sensibles seront recueillies dans votre dossier médical, ce qui permettra à notre personnel médical de fournir des conseils médicaux et des traitements appropriés. Nous conservons les dossiers médicaux originaux conformément à la réglementation applicable.


Formation et eLearning

International SOS offre des services de formation et nous recueillons des renseignements personnels dans le cadre du suivi d'assiduité ou de complétude, et délivrons des certificats aux candidats.


Services de conciergerie 

Nous vous demanderons de fournir des données personnelles et des informations liées à votre carte de crédit (société émettrice de cartes, numéro, date d'expiration) pour vous assister dans le processus de paiement. Nous traitons toutes les informations de paiement conformément à la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security).

Santé au travail (MedFit)

Nous recevrons votre nom et votre adresse e-mail par le biais de votre employeur. Dans le cadre de la prestation de services, nous conserverons également les dossiers médicaux pertinents que vous nous avez communiqués et que la clinique de santé du travail nous a fourni. À la fin du contrat, International SOS retournera ces dossiers médicaux conformément aux instructions reçues de la part de votre employeur.



Site internet d'International SOS

Cookies et technologie de traçage

International SOS Assistance et ses partenaires utilisent des cookies ou des technologies similaires pour analyser les tendances, gérer le site internet, suivre les mouvements de nos utilisateurs sur le site internet et recueillir des informations démographiques sur l'ensemble de notre base d'utilisateurs. Vous pouvez contrôler l'utilisation des cookies de votre propre navigateur, mais si vous choisissez de désactiver les cookies, cela peut limiter l'utilisation de certaines fonctionnalités ou options sur notre site ou service.

Certains de nos fournisseurs de services (par exemple, les prestataires de services d'International SOS qui surveillent notre enquête de satisfaction) utilisent des cookies sur le site d'International SOS. Nous n'avons aucun accès ou contrôle sur ces cookies. Cette déclaration de confidentialité couvre l'utilisation de cookies par le site International SOS uniquement et ne couvre pas l'utilisation de cookies par une tierce personne.

Acceptation et liens vers d'autres sites internet

Ce site peut contenir des liens vers d'autres sites, qui sont là pour votre commodité et non comme l'indication de l'approbation d'International SOS. Ces autres sites peuvent avoir leurs propres politiques que nous ne contrôlons pas, et ne sont donc pas couvertes par cette déclaration ou la politique de protection des données d'International SOS. 

Protection des données pour les mineurs

Nous ne collectons pas sciemment d'informations sur les personnes n'ayant pas atteint l'âge de 18 ans via les services en ligne et le site internet d'International SOS.

Combien de temps gardons-nous vos informations personnelles?

Nous conservons uniquement vos informations personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire, cela étant juridiquement justifié. Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires, elles seront détruites ou transférées en toute sécurité conformément à l'accord contractuel préalable ou à votre propre préférence. Notre politique de rétention des données est publiée sur https://www.internationalsos.com/privacy

Partage de vos données personnelles

Nous ne vendons en aucun cas vos données personnelles et notre modèle économique ne repose en aucun cas sur de telles actions. 
Vos informations personnelles peuvent être transférées à d'autres sociétés du groupe International SOS ou à des tiers qui nous aident à vous fournir nos services. Ces entreprises peuvent être situées dans un autre pays.
Chaque fois que nous avons besoin de transférer des informations personnelles sensibles (telles que des informations médicales), nous vous demandons d'abord votre consentement. 

Nous ne partageons pas vos informations personnelles avec des tiers sauf si l'une des conditions suivantes ou des raisons s'appliquent :

Vous avez donné votre consentement explicite
Nous vous demanderons votre consentement explicite avant de partager toute information personnelle sensible vous concernant. Nous vous fournirons des explications claires pour vous permettre de faire un choix éclairé. Vous avez le droit de rétracter votre consentement à tout moment. 
Ou
Pour un traitement externe
Nous fournissons des données personnelles à d'autres sociétés du groupe International SOS ou à d'autres entreprises ou personnes de confiance pour les traiter selon nos instructions et conformément à la législation sur la protection des données, notre politique de confidentialité et d'autres mesures de sécurité et de confidentialité.  Si vous avez besoin d'une liste de nos processeurs de données tiers, veuillez contacter dpo.europe@internationalsos.com. 
Ou
Pour des raisons légales
Nous pouvons transférer vos données personnelles aux autorités, organismes et institutions du gouvernement, mais seulement tel que requis ou permis par la réglementation applicable.
Ou
Pour vérifier vos assurances ou vos avantages sociaux
Dans certains cas, nous pouvons être amenés à informer des tiers tels que votre assureur ou votre employeur, par exemple pour vérifier vos avantages avant de payer vos frais médicaux, et partager certaines de vos données personnelles avec eux. Nous vous demanderons toujours votre consentement si des données sensibles doivent être partagées ou si nous devons partager des informations à d'autres fins auxquelles vous ne vous attendez pas. 

Accéder, corriger ou supprimer vos données personnelles

Vous pouvez demander l'accès, la révision, ou la suppression de vos données personnelles qu'International SOS a recueillies en utilisant notre formulaire de demande de droits aux données en tant que personne concernée : https://app.whispli.com/InternationalSOS-Data-Subject-Rights-Demande. Si vous possédez un compte d'utilisateur, vous pouvez accéder et gérer vos dossiers via notre site internet. Vous pouvez également contacter le centre d'assistance, la clinique, le service médical ou l'employé avec qui vous avez eu affaire. Ou vous pouvez nous écrire en utilisant le lien de contact sur notre site internet.

Si vous ne souhaitez pas contacter International SOS via l'un de ces moyens, vous pouvez contacter nos responsables de la protection des données, responsables de la juridiction dans laquelle vous vivez ou de la réception de nos produits ou services. Vous pouvez contacter nos responsables de la protection des données à l'adresse suivante dpo@internationalsos.com.

Lorsque vous effectuez une demande de droit à des données en tant que personne concernée, 
(a) Il vous sera demandé de fournir à International SOS les détails des données demandées et les raisons pour lesquelles ces données doivent être corrigées ; 
(b) Il vous sera demandé de fournir une preuve de votre identité ; 
(c) Le cas échéant, nous pouvons demander une vérification auprès de votre employeur ou du personnel autorisé de votre société.

Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les plus brefs délais et au plus tard dans les trente (30) jours civils suivant la date à laquelle votre demande a été reçue et comprise.

Si International SOS reçoit une demande pour détruire des informations personnelles, nous veillerons à ce que leur reconstitution soit empêchée et veillerons à ce qu'il n'y ait pas de divulgation non autorisée lors de la destruction des données. Pour nous permettre de le faire, nous conserverons un dossier de toutes ces demandes, y compris un minimum d'informations personnelles requises.


Comment protégeons-nous vos données?

  • Nous possédons une certification indépendante à l'échelle du groupe à la norme internationale de sécurité de l'information ISO 27001 https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html
  • Nous investissons dans le cryptage standard et effectuons des tests de pénétration réguliers et un suivi continu des menaces
  • Nous examinons régulièrement et systématiquement les systèmes de gestion de la sécurité de l'information de tous nos fournisseurs IT tiers.
  • La certification de nos règles d'entreprise contraignantes par l'autorité française de protection des données signifie que vous pouvez être sûr que vos données sont protégées même lorsque nous avons besoin de les transférer à d'autres entités du groupe International SOS
  • Nos responsables de la protection des données surveillent les développements de la réglementation de la protection des données à l'échelle mondiale afin de s'assurer que nous respectons toujours les exigences légales.
  • Nous agissons selon des politiques internes visant à empêcher l'accès ou la divulgation inappropriée ou non autorisée ou la perte accidentelle d'informations personnelles et tous les employés reçoivent une formation régulière sur la protection des données.
  • Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques afin de protéger les données personnelles contre toute utilisation abusive, altération, perte accidentelle ou destruction.

Comment résoudre les litiges avec International SOS?

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont votre question ou préoccupation est traitée, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante privacy@internationalsos.com

Si vous ne souhaitez pas porter plainte par le biais de nos services en ligne, vous pouvez adresser toutes vos questions, préoccupations ou réclamations concernant le traitement de vos informations personnelles à notre responsable de la protection des données à l'adresse suivante dpo@internationalsos.com.

Nous promettons d'enquêter et de répondre à toutes les préoccupations et plaintes le plus rapidement possible. Nous fournirons un accusé de réception de votre requête avec une indication de la durée approximative nécessaire pour l'examiner dans la semaine suivant sa réception. S'il nous faudra probablement plus de deux semaines pour répondre à votre requête, nous vous fournirons également des mises à jour régulières tout au long du processus.

Si vous recevez des services d'International SOS par l'intermédiaire d'un employeur, d'une association, d'une institution ou d'un programme d'assurance ou de services financiers et que vos données personnelles ont été incorrectement traitées suite aux actions ou inactions de ces tiers, nous ne pouvons être responsables de la résolution de tout litige résultant. Nous vous dirigerons vers le point de contact approprié dans de tels cas.

Vous avez le droit à tout moment de faire part de vos problèmes auprès d'une autorité de protection des données ou de porter votre affaire devant les tribunaux.


Amendements à cette déclaration

Nous révisons régulièrement et, à l'occasion, mettons à jour cette déclaration afin de nous assurer qu'elle reste conforme à la réglementation applicable et à nos politiques de confidentialité et de sécurité des données. Nous vous informerons de ces changements par notification préalable, généralement via le site www.internationalsos.com. Cette déclaration n'a pas pour but de créer des droits contractuels ou d'autres droits légaux; son but est d'expliquer comment vos données personnelles seront traitées pour permettre l'utilisation des services d'International SOS et comment vous pouvez utiliser vos droits en vertu de la législation de protection des données relative à un tel procédé.

 
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